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一般人的註意力只能持續8秒 如何抓住其註意力?

2016-11-16 05:30:00 和訊網 

  分心時代,如何抓住聽眾稍縱即逝的註意力?

  彼得是財務部的員工,他正在向負責運營公司的12 名年輕主管們進行演示。讓我們一起來聽聽他在說什麽,而他的聽眾們又在想什麽( 後文對話中楷體部分表示心理活動)。

  時間:周二下午2 :30

  地點:滑雪裝備在線零售商裂變材料公司總部會議室

  事件:員工會議

  彼得:“我想現在是個很好的時機,我們需要探討一下信用卡支付過程中的某些安全問題,為此我制作了一份PPT……”

  克萊爾(CEO):信用卡?嗯,我的信用卡好像下個月到期。我猜銀行會給我寄一張新的過來,希望不要再和上次我搬家時一樣寄丟了。太可惜了,如果把它轉租出去,我可以賺到不少錢。那個和信用卡計算有關的App 叫什麽來著?

  彼得:“加強版授權包括互聯網協議上的數據……這是我們的EBITDA(未計利息、稅項、折舊及攤銷前的利潤)受衝擊最大的地方。”

  馬克斯(銷售主管):加強版?對,這就是阿利斯想要的。她想要一個“加強版”的人生,所以她想整容。盡管我不斷告訴她,她現在看上去已經非常標致……

  涅瓦(公司律師):(手在桌子底下發短信:所以今天早晨,糾紛鬧到了法庭。關於訴前臨時禁令的議案,我已經擬了一半。)

  塔德(產品總監):那張PPT 可真醜,我完全不懂上面的數字代表什麽。如果這些數字很重要,彼得應該會逐個解釋吧。嘿,他剛說到EBITDA,克萊爾在昨天的會上提到了這個詞,它的意思是……好吧,我只知道它是一個數字。但它是什麽意思呢?我才不要問呢,太丟人了!

  奇普(訂單經理):(手機鈴聲響起)“對不起,我忘了調靜音。不好意思,有個重要電話。”(離開會議室)

  彼得:“附加數據可以豐富我們的授權決策……”

  阿米塔(銷售):會議什麽時候才能結束?要知道,在這場會議之外,我正處於另一場戰役的中心。策劃者們制造一個又一個麻煩,而且假期就要來了……

  內維爾(IT 主管):(手機震動,低頭看手機)德克斯特發來的信息,搞不好又是一個愚蠢的視頻。他真是個有趣的家夥,上次就發來一個狗狗的視頻……還真的又是一個視頻。什麽?他和繼母一起去了賭場?這下可有熱鬧瞧了!我先把聲音關了……

  埃莉(實習生):不能打瞌睡,不能打瞌睡,不能打瞌睡,不能打瞌睡……人有沒有可能睜著眼睛睡覺呢?

  彼得:“……所以當我們安排IT 升級的優先次序時,我們應該首先考慮加強版授權數據。”

  昆汀(財務部同事):……如果我們根據企業價值計算稅盾和財務困境成本的現值,就能得出一個於我們資本結構完全獨立的純運營倍數,這個值比潛在的錯誤成本更重要……

  彼得:“所以,這就是我們必須解決信用卡安全問題的原因。”

  克萊爾:哦,他終於講完了。他都講了些什麽?

  “現在,”克萊爾說,“誰有問題要問嗎?沒有?那麽會議結束,回到各自的工作中吧。”

  縮水的註意力持續時間

  你曾多少次如坐針氈地熬過一場商務演示?為什麽幾乎所有的演示都千篇一律,聽眾的反應都是如出一轍的冷漠?科技時代下的聽眾,一旦在演示中感到厭煩或困惑,就會自然而然地開始玩手機或平板電腦。這代表他們對你的表達完全不感興趣。如今,海量的信息正對所有人進行不間斷的狂轟濫炸,人們的手機隨時會震動,他們需要時常偷瞄兩眼,看是否收到了新信息或新郵件。註意力分割變得如此司空見慣,以至於《俚語詞典》對“演示”一詞給出了以下定義:

  演示:徹底分割你註意力的幾分鐘痛苦時光,(掛上虛偽的笑容,告別Facebook、Youtube、Gmail、Myspace,告別短信、閑聊以及其他有趣的網站和手機App)向一群不情願的聽眾解釋你花了三周時間才一知半解,又花了一天時間做成PPT 的內容。

  現如今,人們大半的時間和精力都花在了溝通上,而註意力卻成了稀世珍寶,這相當諷刺。紐約城市大學的凱西•戴維森教授指出:“我們自以為聽見了別人說的話,可事實證明,我們的反應其實和狗狗類似。有時我們聽見了某個聲音,但根本沒註意到那個聲音要傳達的是什麽。”

  越來越便利的通訊技術,將整個世界都納入了我們的溝通範圍。然而,這份便利也有消極的一面:我們的註意力持續時間和情感連接正在遭受衝擊。爭議作家喬納森•薩夫蘭•福爾曾對一群大學畢業生這樣說:“科技交流的每一點進步都讓世界變得更方便。然而,它也同樣方便了人們避免真正的情感流露。人們會寫下‘LOL’(Laugh Out Loudly,表示微笑的符號)而非真正笑出聲;會發送哭泣的表情,卻不見得真正流了眼淚。科技交流只傳遞信息而非人性,一言不發從未如此容易。”

  在這樣一個世界裏,你應如何傳遞信息,讓他人心動進而行動?在這本書中,你將找到答案。

  演示無處不在

  如果你也是彼得的聽眾,也一定能感覺到,他沒有和在場的聽眾建立“連接”,聽眾們的心都飄到別的地方去了。誰沒有過類似經歷呢?彼得有一個重要的信息要和大家分享,但事實上沒有一個人聽得進去。這成了一場可有可無的會議,彼得沒得到任何想要的結果。

  和彼得一樣,我們每個人都在一次又一次地向他人進行“令人討厭的”演示。但你可能會說:“我從來不做演示!”很多人都會否認。而實際上,我們的“演示”次數遠比想象中多得多。

  以下是演示的真正定義:

  以表達或說服為目的,對兩個或兩個以上的人進行的信息分享。

  我們通常都把演示想象得太過正式:你站在一個人滿為患的會議室裏,在臺上滔滔不絕,同時用手中的遙控筆翻動著PPT,在完美解答了聽眾提出的各種刁鉆問題後,你自豪地走下臺,回到自己的座位。總之,它是一種“西裝革履式的展示”。演示的方式有很多種。你面對的可能是辦工桌旁的幾個同事或客戶,也可能是來自全球的數萬人。今天的演示在形式上完全沒有想象中那麽正式。比如作工作報告,在電話裏和客戶溝通,向自己的小舅子灌輸某個觀點,或向老板申請升職。在以上所有情境中,你都要傳達某些信息,也就是以表達或說服為目的進行信息分享。

  在工業時代,人們用雙手勞作。而在知識時代,我們用大腦、語言和圖片來工作,並且將一半甚至更多的時間花在了溝通上。這就是我們在這個時代創造價值的方式。

  諷刺的是,我們並不怎麽擅長溝通和交流。當我們問別人:“我的演示為什麽會失敗?”他們通常會列出幾個司空見慣的答案:展示不足、詞匯貧乏、設備不給力、過度依賴PPT、只會照本宣科、扯得太遠、沒能理解聽眾的需求、沒能清晰傳達信息……反正在你開口前人們就預料到,自己肯定會聽到一場糟糕的演示。一場糟糕的演示會讓我們付出什麽代價?答案是時間。包括演示人漫長的準備時間和聽眾們的時間。你一定參加過那種廢話連篇的“非生產性會議”,就是那種感覺。浪費時間就意味著浪費金錢。但更重要的是,人們因為溝通不暢,錯過了多少偉大創想、革新或銷售機會?顯然,對溝通技藝掌握得爐火純青的人,將在商業世界中掌握更大的競爭優勢

  高效演示:得到他人關註與認同的最直接方式

  進行一場有說服力的演示,堪稱這個時代的“頂級商業技巧”,能夠高效溝通的企業可以“甩開競爭對手至少兩條街”。顯然,世界上存在一種叫做演示優勢(Presentation Advantage)的東西。那麽,在演示人“屍橫遍野”的今天,你要如何逆流而上、出奇制勝,讓已經習慣在演示中開小差的聽眾對你兩眼放光?你要如何獲得演示優勢?

  在每一場演示中,演示人都想得到一個非常具體的結果。你腦海裏有一個預設的目標,只有當你成功與聽眾建立連接,才能達到那個目標。史蒂芬•柯維在《高效能人士的七個習慣》中提到了一個對老板的“低效能領導風格”感到沮喪的朋友:

  “我和他談到過這個問題,他也意識到了這個問題,但他就是無動於衷。”他對我說。

  “好吧,那你為什麽不做一次高效的演示呢?”我問。

  “我做了。”他回答。

  “你如何定義‘高效’?當銷售員賣不出東西時,他們把誰送回學校?難道是買家?高效意味著它管用。”

  一場高效演示,必定從演示人開始。如果你懂得如何與自己建立連接,你就會在展示內容時激情四溢。你會被看做一個既有能力又有魅力的家夥,無論演示主題有多艱澀,聽眾們都會被你迷得神魂顛倒,而你就這樣成為一位偉大的溝通者。

  要成為一位偉大的溝通者,首先我們要暫時回到學校,學習什麽是高效演示。研究哪些因素可以提高演示的有效性,實現知識或行為的目的性轉化。你的演示可能僅針對一個人,也可能需要面對100 個人;你可能是站著講也可能坐著說,又或者你需要跑到世界各個角落去做演示。

  我們不僅要探討如何與信息、聽眾和自己建立連接,還要學習如何創造強有力的信息,設計具有衝擊力的視覺元素,最後出色地實現信息分享。

  


  作者簡介:

  科麗•科歌昂(Kory Kogon)

  “高效”概念的全球實踐領導者

  擁有25年從一線職位到團隊管理的業務經驗,其研究專註於時間管理、項目管理和溝通技巧。

   布瑞克•英格蘭(Breck England)

  富蘭克林柯維公司副總裁

  富蘭克林柯維公司的資深產品架構師與主要報告執筆人,為百時美施貴寶、美國銀行、AT&T 在內的200多家公司提供指導。

   朱莉•施密特(Julie Schmidt)

  富蘭克林柯維公司總經理、常務董事

  富蘭克林柯維公司生產力實踐項目地區實踐領導者,同時也是《激發個人效能的五個選擇》《非正式項目經理的項目管理》及本書的論題專家。

  內容簡介:

  一般人的註意力只能持續8秒。

  對於一名想要高效傳遞信息、成功推進項目、順利拿到投資款項或實現個人晉升的職場人而言,每一次面對上司、客戶或投資人的演示都相當於一場註意力爭奪戰,你的對手可能是聽眾的電子郵箱、手機遊戲,以及各種社交APP。在21世紀的職場,太多人因為缺乏強有力的表達和說服技巧而遭遇發展瓶頸。

  我們每天無時無刻不在與他人交流。無論一對一還是一對多,高效演示都是在職場取得成功最重要的必備技能。然而,進行演示既是一種機遇,也是一種挑戰。我們都曾胸懷某個有力的主張或出色建議,卻在一次次無法直擊人心的低效演示後錯失支持。

  本書的主題,就是教你如何用高效演示震撼聽眾。作者在書中提供了實用的技巧和最新的神經學研究,幫助你專業地設計並傳遞信息,影響並說服他人。只要掌握這些技巧,任何人都能成為說服力和影響力兼具的演示高手。

(責任編輯:李瑩 HN016)
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