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由道及術:微信時代的時間管理

2018-01-15 13:36:22 書問  清華管理評論 著

  根據筆者的觀察,如果沒有重大工作任務或者外力的強制要求,患有微信上癮的人很少有超過10 分鐘不使用手機或者微信的。以每天清醒的時間為16 小時記,假設我們每10 分鐘使用一次,每天平均登錄微信的次數將近100 次。假設每次平均使用時間3 分鐘,那麽,平均每天花在微信上的時間就將近300 分鐘,也就是5 個小時。當然,這包括閱讀文章、發表文章、聊天溝通等。如果我們把每天使用微信超過3 小時的稱為輕度患者,超過4 個小時的為中度患者,超過5 小時的為重度患者的話,請反省一下,您屬於哪一種?只有清楚地診斷自己的癥狀,才能做好時間管理。

  對於管理者來說,時間是最稀缺的戰略性資源,要想在競爭中生存下來並且脫穎而出,管理者的高效時間管理是一個關鍵問題。德魯克先生在《卓有成效的管理者》一書中首先討論的自我管理技能就是時間管理,因為“時間的供給,絲毫沒有彈性。不管時間的需求多大,供給絕不可能增加。時間的供需沒有價格可資調節,也無法繪制邊際效用曲線。而且,時間稍縱即逝,根本無法貯存。昨天的時間過去了,永遠不再回來。所以,時間永遠是最短缺的。”

  但是,隨著移動互聯網和智能手機時代的來臨,微信、微博等社交網絡的泛濫,幾乎每個人隨時隨地都盯著手機屏幕,生怕錯過新的信息和社交關系。在這種情況下,時間變得日益碎片化,人們的心態也變得日益焦躁不安。據調查,10% ~ 15% 的中高層管理者屬於“微信病人”,對微信“相當上癮”,甚至“欲罷不能”。此外,他們同時也感覺信息過載,自己跟不上時代的變化。同時,他們對於自己面對微信的時間管理能力評價很低。

  微信的“罪與罰”總體上來說,微信主要用於熟人之間的交流,是屬於人際關系網絡中的強鏈接(strong ties),傳播的內容大多是正能量,有助於社會風氣的好轉,是推動社會變革的重要工具;而與之相反,微博更多地被用作自媒體,用於生人之間的交流,屬於人際關系網絡中的弱鏈接(weak ties),傳播的更多的是批評和異議,讓人們感覺現實更加醜陋。

  但是,萬事萬物,有一利必有一弊。微信作為一種社會工具,如果使用不當,也會造成巨大的社會問題。例如,微信上癮所引發的時間管理問題、信息焦慮和工作—生活失衡等。

  對於管理者的時間管理而言,微信所帶來的挑戰集中表現在3 個方面

  挑戰一:信息焦慮還是信息過濾在信息爆炸的時代,信息對於每個人來說都是觸手可及和廉價的,在這種情況下一般性的信息(如新聞、微信圈裏轉發的文章等)不再是戰略性資源。因為戰略性資源必須滿足如下條件:“稀缺的、有價值的、難以模仿的、不可替代的。”在這個時代,如果一味追求捕捉更多信息,只會造成信息焦慮。相反,如果淬煉出在面對鋪天蓋地的信息時有效過濾信息的能力,則能夠將這種能力內化成一種戰略性資源和核心競爭力。

  這種過濾信息的能力,需要管理者在面對真假難辨的信息時秉持批判性思維,面對信息爆炸時氣定神閑的情緒管理能力,從快速生成和破滅的信息泡沫中洞察深層次發展趨勢的能力等。批判性思維、智慧、定力和對趨勢的把握等要素的結合,才真正是管理者的戰略性資源和核心競爭力。達摩祖師雲:“高高山頂立,深深海底行。”禪法講“真諦與俗諦不二”。“高高山頂立”指的是對“真諦”的追求,必須要頓悟,一躍到高山之巔,才能洞徹一切,遍識一切。而俗諦則要漸修,下手處要有次第和嚴謹,不要輕易為外界的風吹草動和浪花泡沫所幹擾,如海底的洋流一樣,穩定地前行。

  挑戰二:動如狡兔,抑或靜若處子科技發展如脫韁的野馬,未來的世界會越來越“失控”,而人性的千古不變和科技的日新月異之間的矛盾會越來越尖銳,人類社會就像一輛車一樣,一個輪子(科技和商業)瘋狂地旋轉,而另外一個輪子(人的道德水平和認知能力等)幾乎原地不動,整個車子只能原地打轉,直到散架。其中信息爆炸所帶來的群體性焦慮將如海嘯一樣席卷全球,很少有人能幸免於難。正如一位企業家在接受我們的調查的時候所說的,“微信中的那個小紅點不斷地在刺激著神經,令人上癮,欲罷不能。”

  事實上,當外部世界變得越發動蕩時,靠不斷獲得新的信息來抵抗這種不確定性,只能是飲鴆止渴。只有不斷向內,才能獲得內心的寧靜;只有不斷追問自己的“一”是什麽(“惟精惟一,允執厥中”《尚書·大禹謨》),才不會迷失自己的方向。管理手機依賴癥和微信上癮,事實上就是管理自己的欲望,讓自己能夠“知止而後有定,定而後能靜,靜而後能安,安而後能慮,慮而後能得”。

  在高速發展的互聯網行業,許多企業家開始追求從心向內的修煉。例如,馬雲喜歡太極拳和禪修打坐,講究以靜制動,就是為了在驚濤駭浪之中讓自己這個當船長的靜下心來,看清和錨定波濤翻湧的互聯網大潮中企業的未來航向。

  挑戰三:工作隨身帶,家庭可安好,工作—家庭平衡在微信時代會變得越發失調。網絡世界和線下世界之間的界限會越來越模糊,網絡世界已經成為每個人生活中不可分割的一部分。佛羅裏達大學、密歇根州立大學和華盛頓大學的研究人員發現,在移動互聯網時代,大部分腦力勞動者開展工作的方式——下班後很長時間仍在用iPhone、iPad 查看老板發來的電子郵件,並隨時回復同事發來的郵件——最終會使他們的工作效率下降。

  這個問題在中國會變得更加嚴重,因為不同於英美德等國家,中國文化傾向於關系彌散(diffused culture),習慣於將工作和生活攪和在一起。有的公司領導甚至要求下屬7/24 隨時開機待命,否則就會被解雇,下屬完全沒有在休閑時間拒絕工作任務的基本權力。

  許多人都在為科技進步歡欣鼓舞,認為“手機是未來一切的中心”(雷軍),認為“微信將改變一切”。事實上,科技進步帶來的不只有便利,同時也會泯滅人類的許多美好感情,造成很多混亂和衝突。隨著移動辦公和彈性工作制日益流行,如果工作和生活之間沒有一個適度的區隔,兩者會變成一鍋粥,曾經平靜而溫馨的家庭生活將成為遙不可及的“桃花源”。想想看,自從20 年前電話普及、10 年前手機普及、一兩年前微信開始普及,您是否還曾體驗過那種叫思念的感覺?有多少人可以關掉手機,與親密愛人享用一頓燭光晚餐?

  有多少人大雪封門,可以秉燭夜讀一本好書?又有多少人湖邊散步,以專註和恬淡的心情迎接旭日初升,而不用操心是否要拍照,是否要分享到微信微博上?

  關於工作—家庭平衡有兩種針鋒相對的觀點,一種觀點認為兩者需要相對區隔,另外一種觀點認為兩者可以融合。事實上,整合從來都不是一件容易的事情。恰如著名的小說家菲茲傑拉德所說,“衡量一個人是否具有一流的智慧,就是看他是否能把兩種相對立的事情整合在一起,而且運轉自如。”

  如果一個人還沒有消融工作與家庭之間的二元對立,適度的區隔仍然是較優的選擇,那就是:


  努力工作,盡情玩樂(work hard, play hard)。

  具體應對的六策略

  由道及術,容易。只要明白了以上的基本思想,一以貫之即可。時間管理最核心的邏輯是“目標設定—記錄測量—執行過程—評估反饋”(見圖1)。

由道及術:微信時代的時間管理

  首先要想清楚自己使用微信的主要目的是什麽?是主要把微信當作社交工具,還是當作一種內部管理工具、學習工具抑或營銷工具?根據目的決定自己使用手機和微信的時間和頻率, 以及具體的使用技巧和行為等。最後根據目的評價自己的時間管理能力和效果。而面對多重任務時,核心的決策標準是分清任務的輕重緩急(即西方管理學家所說的“重要性—緊迫性”矩陣)。具體而言,我們在微信時代,可以按照以下六種策略來管理自己的時間,從而提高工作績效和生活質量。

  策略1:記錄花在微信上的時間。進行時間管理的第一步首先是盡可能準確地記錄自己時間的分配情況,記錄自己的“時間去哪兒了”。因為人類記憶的善變和知覺的非恒常性,很少有人能準確地評估出自己每天花在微信上的時間,以及每天有多少次頻繁地登錄微信。

  不信的話,您可以自己先估計一下每天花在微信上的時間和頻率,然後再找一個關系親密的人,讓他/ 她暗地裏進行客觀記錄,兩相比較,相信結果會令許多人大吃一驚。

  根據筆者的觀察,如果沒有重大工作任務或者外力的強制要求,患有微信上癮的人很少有超過10 分鐘不使用手機或者微信的。以每天清醒的時間為16 小時記,假設我們每10 分鐘使用一次,每天平均登錄微信的次數將近100 次。假設每次平均使用時間3 分鐘,那麽,平均每天花在微信上的時間就將近300 分鐘,也就是5 個小時。當然,這包括閱讀文章、發表文章、聊天溝通等。如果我們把每天使用微信超過3 小時的稱為輕度患者,超過4 個小時的為中度患者,超過5 小時的為重度患者的話,請反省一下,您屬於哪一種?只有清楚地診斷自己的癥狀,才能做好時間管理。

  同時,我們的調查也表明,26.7% 的人“比較需要”或者“非常需要”在微信上添加一個時間管理和提醒的功能,可以精確記錄自己每天登錄微信的次數和時間。如果騰訊公司可以順應這一呼籲,善莫大(博客,微博)焉!

  策略2:善用特定的時間段,特別是效率比較低、零散的時間段,集中處理與微信有關的溝通。卓有成效的管理者習慣於集中精力處理重大的工作事項。所以,他們會在自己精力最旺盛的時候,處理一些重大的文件起草,接待和拜訪重要客戶,處理內部管理事宜等工作;而在效率比較低,時間碎片化的時候處理微信上的溝通。例如,每天午飯和晚飯之後及晚上休息之前,抽出一點時間,集中回復別人的問題,閱讀一些有價值的文章;也可以在旅行途中,在候機等車的閑暇時間查看微信。總之,如果你不打算把微信當作重要的營銷工具賣煎餅(黃太吉煎餅)或者賣牛腩(雕爺牛腩),請慎重分配花在微信上的時間。

  策略3:優化你的人際關系網絡。根據牛津大學人類學家羅賓·鄧巴(RobinDunbar)對大腦的研究,在任何人生活中的任何一段時間內,能有效率地保持個人人際關系的數量的上限是50 人左右。因此,作為一個管理者,需要有意識有目的地對自己的人際關系網絡進行優化管理,將時間用於可以產生高績效的人際關系網絡中。雖然這聽起來有點功利,但是,這是一個卓有成效的管理者所必須做的抉擇。並非所有的請求都要加入,即使礙於情面,同意讓一些人加入你的朋友圈,也可以選擇“不查看對方的照片”的功能。對於某些弱鏈接型的關系一開始就不要有意無意地強化,而是選擇有意識地忽視。

  是否要在你的圈子裏加入自己的下屬和老板,是一個需要慎重考慮的問題。相對同質化的圈子,可以讓你暢所欲言;而相對異質化的圈子,則需要謹言慎行,需要進行深思熟慮的自我形象管理。心理學研究表明,那些高自我監控(high self-monitoring) 的人,能成為比較優秀的管理者,創業也相對成功。所謂的高自我監控,指的是可以根據不同的情境和對象,有意識地、動態地調整自己的行為,達到與人溝通並且影響他人行為的一種人格特質。

  策略4:管理好自己在微信朋友圈中的形象。中國文化具有高權力差距、情感中立等特點,流行家長制領導,比較註重威權。例如,不怒自威是大家普遍推崇的一種領導風格。作為一個管理者,您在微信中的一舉一動,要考慮到這種文化的特點。例如,選擇分享什麽樣的文章和照片到朋友圈中,要三思而後行。當然,有策略地、選擇性地自我暴露,分享自己生活中的一些側面,有助於強化自己的領導力,尤其是增加對“80 後”、“90 後”年輕人的吸引力。但是,具體分享什麽,分享到何種程度,在很大程度上取決於管理者的性格特點和價值觀等,同時也依賴於分寸感。

  卓有成效的管理者會適度強勢、主動地塑造自己的人際互動模式,讓別人來適應自己,而非被別人或者新的信息牽著鼻子走。一旦你主動地構建這種人際關系,久而久之,每個在微信上與你溝通的人就會清晰地感覺到這種行為模式的存在,就會慢慢形成一種明確的預期。例如,國際管理學會(Academy of Management)是一家擁有超過 19000 名會員的國際性學術組織,其前任主席陳明哲教授每天會收到一兩百封電子郵件。但是,他只在每天下午四五點鐘左右集中性地、選擇性地回復部分重要而緊急的電子郵件,久而久之,大家就了解到了他的行為習慣,對此有了明確的預期。而另外一個卓有成效的商學院的院長,也只在每天晚上10 點鐘左右,集中性地回復微信,而且用詞一定是言簡意賅的,很少超過20 個字。如果超過20 個字,則意味著需要當面討論。

  策略5:想清楚你的時間重點應該花在朋友圈還是聊天工具上?朋友圈更像一個廣場或者舞臺,猶如一群人開大會,你發言的時候,輻射面廣。但是,朋友圈人多嘴雜,責任分散,沒有人必須要做出響應。除非你打算通過朋友圈塑造某種個人形象,廣泛傳播某種價值主張,或者進行內容營銷,否則,請適當減少朋友圈的使用。而聊天工具,不管是小窗私聊,還是多人群聊,更像是一對一面談或者在小會議室開會,每個人都需要全神貫註,必須就某些具體話題做出響應。對於管理者來說,具體的工作任務的溝通和任務分配等,通過小範圍的聊天工具進行,溝通效果會更好一些。管理就是權變,針對不同目的選擇不同的工具,才能達到溝通的目的。運用得好,微信可以成為強大的管理工具,關鍵在於管理者如何使用而已(見表1)。

  策略6:精心選擇信息來源,管理好你的訂閱號和公眾號。如果運用得當,微信可以是一個強大的學習工具,適合進行社會化、泛在化、碎片化、快速而膚淺的學習, 特別適合管理者沒有整塊時間,無法進行深思熟慮的學習的工作特點。為此,管理者需要想清楚自己是否能駕馭那麽多的訂閱號和公眾號?哪些是與自己的工作有關的?哪些需要重點關註?而哪些又可有可無?對於高質量的文章,可以采用“收藏功能”,反復閱讀或者有空時仔細閱讀。

  另外,許多基於微信的社群(如中歐商學院、創盟成長互助聯盟www.cedchina.org 等),廣泛地采用“微訪談”的方式進行學習,獲得了很大的成功。

  “微訪談”一般邀請某個領域的專家在特定的時間段,就某個特定話題在聊天群裏與許多人一起進行交流,嘉賓采用語音聊天,而其他參與者則采用文字的方式進行提問和發表意見等。“微訪談”高效率低成本,省去了舟車勞頓,更加民主自由,而且事後可以反復收聽,學習效果良好。

  英國文藝復興時期的哲學家培根說過,“知識就是力量”。時過境遷,在信息爆炸的時代,信息碎片和具體知識帶給人們的不再是力量,而更多的是迷惑。正如老子所言:“五色令人目盲;五音令人耳聾;五味令人口爽;馳騁畋獵令人心發狂;難得之貨令人行妨。是以聖人為腹不為目,故去彼取此。” 、“為學日益,為道日損。損之又損,以至於無為,無為而無不為。”(《道德經》)

  作為管理者,如果做不到按照上述這些由道及術的管理原則來管理自己的時間,那麽最好的辦法是扔掉自己的智能手機,回歸到非智能手機時代!

  說到底,時間管理就是人性管理,就是管理自己的欲望,對抗自己懶惰的惡習。"認識你自己’這句充滿智慧的哲言,對我們一般人來說,真是太難理解了。可是,‘認識你的時間’卻是任何人只要肯做就能做到的,這是通向貢獻和有效性之路(《卓有成效的管理》)。”德魯克在1966 年寫下的這段文字,在移動互聯網的時代越發顯得擲地有聲。未來屬於那些既能緊跟時代變革的節奏,同時,又能氣定神閑、回歸事物本質的人。

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  內容來源:書問

  書名互聯網時代的企業創新

  作者《清華管理評論》 著

  出版清華大學出版社

  定價45元

(責任編輯:杜川疆 )
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